Reglement prijsvraag De Kristal 2018

Inleiding
1.    Om in aanmerking te komen voor De Kristal 2018 stuurt u een ‘good practice’ in via het formulier, voorzien van naam organisatie, contactpersoon en e-mailadres.
2.    Een ‘good practice’ is de passage uit het maatschappelijk jaarverslag, die als baanbrekend kan worden gezien.
3.    Organisaties die deelnemen moeten voldoen aan de criteria zoals vastgelegd in het deelnameprotocol 2017
4.    De ‘good practice’ moet opgenomen zijn in publiek beschikbare, periodieke verantwoordingsinformatie over het boekjaar 2017.
5.    U kunt ook als gemachtigde namens een organisatie een ‘good practice’ inzenden.
6.    Vanaf 2 juli 2018 kunt u ‘good practices’ inzenden. De sluitingsdatum voor deelname is vrijdag 7 september 2018 om 24:00. Onvolledige inzendingen en inzendingen die we na dit tijdstip ontvangt, neemt het Panel van Deskundigen/de jury niet mee in de beoordeling.
7.    Organisaties waarvan medewerkers op enigerlei wijze direct of indirect betrokken zijn bij de organisatie van deze prijsvraag mogen niet deelnemen.
8.    Door de inzending gaat de organisatie die deelneemt aan de prijsvraag akkoord met het bepaalde in dit reglement.

Organisatie
9.    De prijsvraag is een initiatief van het Ministerie van Economische Zaken en Klimaat (EZK) en voert het ministerie uit in samenwerking met  de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO) en de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (NBA).

Prijsvraag
10.    Het is een prijsvraag waarbij een te jureren prestatie op het gebied van Transparantie in maatschappelijke verslaglegging moet worden geleverd. Deelname vindt plaats door de inzending van een ‘good practice’ op het gebied van een specifiek thema binnen de maatschappelijke verslaglegging. Het thema is elke 2 jaar anders. In 2018 is het thema ‘Ketentransparantie en –verantwoordelijkheid’.
11.    Centrale vraag voor het thema van 2018 is: Hoe transparant is een organisatie over de ketens waarin het opereert, over de mogelijke risico’s voor het bedrijf en de (in)directe risico’s voor mens, milieu en natuurlijk kapitaal?
12.    De inzender beargumenteert de ‘good practice’ ten aanzien van het thema in maximaal 300 woorden en moet terug te leiden zijn op het maatschappelijk jaarverslag. Tevens moet bij de inzending het maatschappelijk jaarverslag van de organisatie worden geüpload.
13.    De Rijksdienst voor Ondernemend Nederland  verzamelt de inzendingen.
EY Accountants:
-    Stelt vast of de organisatie aan de criteria van het deelnameprotocol voldoet.
-    Stelt vast of de ‘good practice’ beschikbaar is in publiek beschikbare, periodieke verslaggevingsinformatie over het boekjaar 2017.
-    Analyseert de mate van verificatie (‘assurance’).
-    Analyseert de samenhang met het geheel van het maatschappelijk jaarverslag;

Beoordeling door Panel van Deskundigen en Jury
14.    Het Panel van Deskundigen bestaat uit de volgende personen (lees meer over hun individuele achtergronden):
•    Mevr. Teresa Fogelberg (voorzitter)
•    Dhr. Giuseppe van der Helm (vice-voorzitter)
•    Dhr. André Nijhof
•    Dhr. Gijs Droge
•    Mevr. Charlotte Linnebank
•    Mevr. Erika Marseille
•    Dhr. Marhijn Visser
•    Dhr. Paul Hurks
•    Dhr. Ralph Thurm
•    Dhr. Jos Reinhoudt
•    Dhr. Gerhard Schuil
15.    De Jury bestaat uit de volgende personen (lees meer over hun individuele achtergronden):
•    Mevr. Monika R. Milz (voorzitter)
•    Mevr. Petri Hofsté
•    Dhr. Martin Hoogendoorn
16.    Het Panel van Deskundigen beoordeelt de inzendingen op basis van de volgende criteria:
•    Connectiviteit: hoe verbindt de organisatie de kennis over de keten en hun impact met de visie, strategie, beleid, kpi’s en resultaten?
•    Materialiteit en stakeholderengagement: hoe betrekt de organisatie shareholders en stakeholders bij materialiteitsafwegingen? Is de organisaties daarbij duidelijk over welke (mogelijke) belangen wel en geen stem krijgen in de dialoog met stakeholders? Bijvoorbeeld als het gaat om belangen die verderop in de keten spelen in landen waar regelgeving en/of handhaving onvoldoende is (mensenrechten, natuurlijk kapitaal, dierenwelzijn). Hoe kritisch is de organisatie over de mening van de stakeholders: houdt het er rekening mee dat stakeholders mogelijk een eigen bias en/of onvoldoende kennis hebben over bepaalde thema’s?
•    Zelflerend vermogen: hoe leert een organisatie van fouten? Staat het in geval van problemen open voor kritiek en neemt het verantwoordelijkheid? Of is het defensief en reageert het pas als het in de media komt? Is de respons van het management gericht op incidenten of op het achterliggende systeem /organisatie dat mogelijk maakte dat het incident kon plaatsvinden?
17.    Het Panel van Deskundigen stelt een shortlist van maximaal 10 ‘good practices’ op.
18.    Het Panel van Deskundigen legt haar bevindingen voor aan de Jury. De Jury kiest uit deze shortlist op basis van hun vaktechnische deskundigheid de winnaar.
19.    Prijsuitreiking vindt plaats op donderdag 29 november 2018 in Cultuur- en congrescentrum Antropia in Driebergen. De organisatie benadert de vertegenwoordigers van de organisaties met het verzoek om aanwezig te zijn tijdens de prijsuitreiking.
20.    De prijs bestaat uit een award, De Kristal 2018. Daarnaast geeft de organisatie via (social) media aandacht aan de winnende organisatie.

Slotbepalingen
21.    Door deel te nemen aan de prijsvraag geeft de deelnemende organisatie de organisatoren genoemd in punt 9 toestemming de ingezonden ‘good practice’ zonder voorafgaand overleg en enige vergoeding te hergebruiken en op haar website en andere sites of media te publiceren.
22.    De deelnemende organisatie (en eventueel de gemachtigde namens de deelnemende organisatie) geeft toestemming tot de verwerking van de door hem/haar verstrekte persoonsgegevens. De organisatoren mag de verstrekte persoonsgegevens in het kader van de bekendmaking van de top 10 en winnaars vermelden via alle media, waaronder begrepen radio, televisie en internet.
23.    De deelnemende organisatie (en eventueel de gemachtigde namens de deelnemende organisatie) geeft de organisatie toestemming de ‘good practice’, de overwegingen van het Panel van Deskundigen en de Jury te vermelden via alle media, waaronder begrepen radio, televisie en internet.
24.    De organisatoren, de door haar ingeschakelde hulppersonen of derden kunnen niet aansprakelijk worden gesteld voor enige schade, direct en/of indirect, die voortvloeit uit of op enige andere wijze verband houdt met deze prijsvraag.
25.    De organisatoren behouden zich het recht voor om de prijsvraag, naar eigen goeddunken en zonder voorafgaande kennisgeving, te beëindigen, te onderbreken of te wijzigen en/of de benoeming te wijzigen indien de omstandigheden dit vereisen.
26.    Het is niet mogelijk om over de uitslag van de prijsvraag  te corresponderen.

Eventuele vragen of opmerkingen over de prijsvraag stelt u per e-mail via Transparantiebenchmark@minez.nl, of u belt met telefoonnummer: 088-0424242.