Transparantiebenchmark

Nieuws

NS over timing en de Transparantiebenchmark

woe, 2015-05-20
NS wist vorig jaar de Kristalprijs in de wacht te slepen. Een interview met Walter Withagen van NS, teamleider interne communicatie ad interim en hoofdredacteur van het jaarverslag. Over de rol van de directie, impact en timing.

Jullie hebben vorig jaar de Transparantiebenchmark gewonnen. Wat heeft dat jullie gebracht?

"We krijgen veel positieve reacties intern en extern. Voor degenen die het verslag gemaakt hebben en eigenlijk voor alle medewerkers van NS is het winnen van de prijs een groot compliment voor waar we mee bezig zijn voor de reiziger. Daarnaast zijn we vaker benaderd door andere organisaties met de vraag hoe je zo’n jaarverslag aanpakt en  bijvoorbeeld hoe we de nieuwe impactanalyse hebben gemaakt. En we krijgen regelmatig studenten over de vloer. Je staat in de picture. Ook de positieve media-aandacht is mooi en helpt in de dialoog met stakeholders.

Aan de andere kant is het winnen niet een doel op zich. Een maatschappelijk jaarverslag moet passen bij je organisatie en bij je stakeholders. Belanghebbenden zoals de ministeries, politici, medewerkers en consumentenorganisaties moeten er in teruglezen waar ze naar op zoek zijn."

De NS viel op door het in kaart brengen van de positieve en negatieve milieu-impact. Dat was echter niet het hele verhaal achter het succes.

"Dat in kaart brengen hebben we als één van de eerste bedrijven gedaan. Voor een goede score op de Transparantiebenchmark ben je er alleen nog niet met het uitrekenen van positieve en negatieve impact. Je moet op zoveel mogelijk punten van de Transparantiebenchmark goed scoren. De organisatie moet dus ook bereid zijn op al die punten te rapporteren. Dat stimuleren we door tijdig het proces in te gaan met de directie en alle interne partijen. Je hebt steun nodig vanuit de top als je informatie opvraagt in de organisatie en openbaar maakt."

Wat is jullie aanpak voor dit jaar?

"Er zijn eigenlijk twee grote veranderingen in het jaarverslag van 2014. We zijn overgestapt naar de GRI 4-richtlijn. Daarmee lopen we vooruit op de komende verplichting om volgens deze richtlijn te rapporteren. Afgelopen zomer hebben we een analyse gemaakt wat we meer en anders moeten doen onder de nieuwe richtlijn. Vervolgens hebben we geconstateerd dat het haalbaar was. Dan willen we niet nog een jaar wachten.

De tweede grote verandering is om de impactanalyse in het verslag van 2014 uit te breiden van milieu naar de bredere socio-economische impact. We maken nu ook de balans op van de gevolgen van onze activiteiten voor onder andere mobiliteit en inkoopkracht. Bij mobiliteit moet je als positieve impact denken aan  het feit dat reizigers zich van a naar b verplaatsen; negatieve impact is bijvoorbeeld wachttijd, vertraging of staan in de trein. Bij inkoopkracht gaat het indirect ook om werkgelegenheid. We blijken maar liefst 22.550 banen te creëren."

Wat zijn jouw tips voor de andere deelnemers aan de Transparantiebenchmark?

  • De planning. Als je verandering in verslaglegging wilt doorvoeren, begin er dan vroeg mee. Dan kan het nog langs de directie en iedereen die er wat van moet vinden. Inventariseer welke veranderingen eraan zitten te komen voor het jaar waar je in zit. Start daar in de zomermaanden al mee.
  • Stel een projectteam in met duidelijke taken. Dus niet één persoon die zich fulltime bezighoudt met het jaarverslag.  Wij werken met een groep mensen die in deeltijd aan het jaarverslag werkt. Iedere persoon brengt een specialisme in zoals GRI of de Transparantiebenchmark. Dat geeft meer focus.
  • Pak het stapsgewijs aan. Uiteindelijk moet je er gewoon voor gaan, maar je zult niet meteen het eerste jaar in de top 30 scoren. Wij hebben dat in jaren opgebouwd en we zijn bezig steeds transparanter te worden op alle vlakken. Niet alleen in het jaarverslag maar ook over onze prestaties. Dat vraagt de maatschappij ook van ons en we willen reizigers en stakeholders laten zien wat we doen en waarom.

Walter Withagen zal op de kick-off meeting donderdag 21 mei verder ingaan op de lessons learned.